Effizienzsteigerung im infrastrukturellem Gebäudemanagement (IGM)

Optimierung im Umzugsmanagement

Ihr Unternehmen bietet Ihren Kunden einen vollumfänglichen Umzugsservice an oder Sie koordinieren und steuern Arbeitsplatzwechsel von Personal selbst über das infrastrukturelle Gebäude- oder Facility Management oder einen Service Desk. 

Die Aufgabe ist es, die komplette Koordination des Umzuges für den Mitarbeiter zu übernehmen. Dabei soll diese Dienstleistung in hoher Qualität angeboten und die Ausfallzeiten des Personals bei einem Arbeitsplatzwechsel auf ein Minimum reduziert werden.

Das Projekt:

Zu Beginn wurden die vorhandenen Abläufe und Prozesse gemeinsam mit dem relevanten Personenkreis des Kunden beleuchtet. Das Ergebnis dieser Analyse war im Wesentlichen:

• Die Mitarbeiter*in des Umzugsservice wickelten die zugewiesenen Vorgang je nach Erfahrung ab. Das führte dazu, dass die Qualität der Koordination enorm schwankte. Es gab keinen einheitlichen Prozess oder ein Handbuch zur Durchführung und Planung von Umzügen.
• Eine Umfrage  von umziehenden Mitarbeitern ergab, dass ihnen in 60% der Fälle kein Umzugstermin mitgeteilt wurde. 80% der Umzüge dauerten aufgrund mangelhafter Koordination zu lange. Beispielweise wurde der Umzug nicht bei der IT-Abteilung angemeldet, sodass der Mitarbeiter keinen PC-Arbeitsplatz zur Verfügung hatte. Die Ausfallzeiten für das Unternehmen waren entsprechend hoch.
  

Im Hinblick dieser Erkenntnisse haben wir für unseren Kunden eine schlanke und hoch effiziente Workflow Anwendung implementiert. Die Anwendung gibt den Koordinatoren der Umzüge jeden notwendigen Schritt innerhalb eines Umzugsvorgang vor und unterstützt bei der Ausführung.  Jeder Mitarbeiter kann den aktuellen Status eines Umzugs einsehen und somit zu jeder Zeit auf Rückfragen der Umziehenden antworten. Die gewählte Architektur der Anwendung ermöglicht es den Umzugskoordinatoren sämtliche offenen Vorgänge zu steuern. Dies wirkt sich sehr positiv auf die Transparenz aus und gleichzeitig konnte somit die Übernahme vor Vorgängen durch andere Koordinatoren bsp. im Krankheitsfall sichergestellt werden.

Nach der Implementierung des Workflows und einer Laufzeit von drei Monaten wurde eine deutliche Verbesserung der Zufriedenheit aller beteiligten Mitarbeiter erzielt. Die Qualität steigt bei gleichzeitiger Reduzierung der durchschnittlichen Durchlaufzeit eines Umzugs an.  Die Durchlaufzeit beträgt durch den eingeführten Workflow nur noch 30% der ursprünglichen Bearbeitungsdauer und die Fehlerquote pro Vorgang liegt bei unter 5%.

Haben Sie Interesse von diesen Benefits ebenfalls zu profitieren? Sprechen Sie uns gerne an!  Durch die modalen Aufbau unser Workflowanwendung, können wir flexibel Ihre individuellen Anforderungen umsetzen.